Образец приказа по госту образец 2019

Оглавление:

Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности необходимы для управления жизнью предприятия. Узнайте, какие именно документы к ним относятся, как их оформить, скачайте образцы документов

Читайте в нашей статье:

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности

В отличие от распоряжений по личному составу, регулирующих трудовые взаимоотношения с конкретным сотрудником, приказы по основной деятельности важны для всего коллектива в целом.

Часто возникает недопонимание. Казалось бы, приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность относится к личному составу, как касающийся конкретного человека. Но смысл распоряжения важен для всего персонала, поэтому это приказ об основной деятельности. А вот приказ по тому же сотруднику о, например, направлении в командировку, касается только его, и относится к документам по личному составу.

Скачать документы из статьи:

Кадровику важно понимать разницу между видами приказов, ведь от правильной классификации будет зависеть место и срок хранения документов. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно. За нарушение регламента хранения документов возможно привлечение к административной ответственности (ст. 13.20 КОАП РФ).

Законодательство не устанавливает точного реестра документов, относящихся к приказам по основной деятельности. Однако можно ориентироваться на «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями на 16 февраля 2016 года), утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года N 558.

Перечислим самые частые варианты приказов по основной деятельности:

  • О вступлении в должность генерального директора,
  • О возложении на директора обязанностей главного бухгалтера,
  • Об утверждении штатного расписания,
  • О порядке расследования несчастного случая на производстве,
  • Об утверждении перечня материально ответственных лиц,
  • О создании нового структурного подразделения,
  • О порядке выдачи трудовых книжек и т.д.

Номер в подарок

Читайте в номере

  • Только полезная информация для специалистов по кадрам
  • Комментарии Минтруда
  • Готовые образцы документов

Виды приказов в организации

Все распоряжения, выпускаемые внутри организации, можно разделить в зависимости от тематики, на три большие группы:

  • По основной деятельности. Как мы уже указали выше, эти приказы регулируют управленческие решения по организации и подлежат постоянному хранению.
  • По личному составу. Они регламентируют решения, направленные на трудовую деятельность конкретных сотрудников. Они хранятся 50 (в некоторых случаях 75) лет.
  • По административно-хозяйственной деятельности. Они фиксируют разнообразные распоряжения, связанные с эксплуатацией зданий и помещений, транспортом, связью, охраной и т.д. Срок их хранения – 5 лет. Как примеры приказов по административно-хозяйственной деятельности могут быть распоряжения о закреплении транспорта за должностными лицами, о выделении корпоративных телефонных номеров, об организации ремонта, покупки новой офисной мебели и т.д.

При регистрации приказов удобно пользоваться буквенными кодами, это облегчит учет документов. Буквой «Л» или «К» традиционно помечаются распоряжения по личному составу, «ОД» — по основной деятельности, «А», «АХ», «ХОЗ» — по административно-хозяйственной. Ранее действовало императивное требование ГОСТа использовать подобные коды, сейчас это только рекомендация.

Правила оформления документов в организации (и, следовательно, порядок их отнесения к тому или иному виду приказов) указываются в отдельном локальном нормативном акте, например, «Инструкции по делопроизводству».

В затруднительных случаях, когда не представляется возможным точно определить, к какому виду относится документ, целесообразно отнести его к основной деятельности и определить тем самым на постоянное хранение.

Справочник кадровика в подарок!

Скачать образец приказа о назначении материально ответственного лица

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

При создании распорядительных документов часто возникает вопрос, как их правильно оформить. К большинству документов законодательство не предъявляет строгих требований, оставляя это на усмотрение работодателя. Хорошо, если на предприятии есть опытный «кадровик», который знает традиции делопроизводства и легко создаст любой нужный документ. А если его нет или приказ издается в организации впервые? В случае затруднений ответ даст ГОСТ.

Ориентиром для кадровых специалистов при оформлении распоряжений руководства служит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. В нем даны подробные рекомендации и объяснения того, как составлять различные документы, правильно указывать реквизиты организаций, законы и нормативные акты и т.д.

ГОСТ не является обязательным для соблюдения стандартом, но всего лишь рекомендацией.

В приказах по основной деятельности фиксируется такая информация:

  • Реквизиты организации.
  • Название распоряжения и его тема.
  • Дата издания.
  • Регистрационный номер во внутреннем документообороте.
  • Дополнительные документы (например, служебная записка)

Важно предусмотреть места для необходимых подписей: того, кто утверждает распоряжение, исполнителя приказа, виз согласования.

В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать

После издания приказа его регистрируют в специальном журнале. В него вносятся такие сведения:

  • Дата записи в журнале
  • Дата подписания приказа
  • Регистрационный номер приказа и его название.
  • Краткое содержание документа.
  • ФИО и должность исполнителя.
  • Отметка об исполнении, дата.
  • Необходимые примечания

Приказы по личному составу: образец 2019

Какие именно приказы относятся к распоряжениям по личному составу? Для каких из них есть утвержденные унифицированные формы, а когда надо составлять приказ самостоятельно по ГОСТу? Как правильно написать приказ? Обо всем читайте в нашей статье

Какие приказы относятся к приказам по личному составу

К приказам по личному составу относятся документы, отображающие движение персонала внутри компании, прибытие и убытие. Существуют и исключения, например, назначают руководителей и главных бухгалтеров распоряжениями по основной деятельности, которые должны храниться отдельно.

Скачайте документы из статьи

Оформлением приказов по личному составу занимается кадровая служба, а при ее отсутствии бухгалтерия. На большинстве предприятий используются специальные программы, которые упрощают оформление распоряжений, и уменьшают количество ошибок.

Виды приказов по личному составу в 2019 году

К приказам по личному составу относятся:

  • Приказ о трудоустройстве (форма Т-1);
  • Приказ о переводе на другую должность (кадровое перемещение) (форма Т-5);
  • Приказ об отпуске (форма Т-6);
  • Приказ об увольнении (форма Т-8);
  • Приказ о направлении в командировку (форма Т-9);
  • Приказ о поощрении (форма Т-11).
Ознакомьтесь так же:  Судебная практика о сносе самовольной постройки

Все эти документы могут быть оформлены с помощью унифицированных форм. Однако, существуют ситуации, когда работодатель разрабатывает текст приказа самостоятельно. Чаще всего такая необходимость возникает при:

  • наложении дисциплинарного взыскания;
  • снятия взыскания;
  • отстранения от работы;
  • возложении обязанностей и пр.

Текст распоряжения составляется на усмотрение работодателя. Документ должен содержать обязательные реквизиты (номер, дату, ФИО сотрудника и должность, суть приказа, подписи сторон).

Новые возможности для карьерного роста

Унифицированные формы приказов: пример

Госкомстат предусмотрел ряд удобных в применении унифицированных форм кадровой документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В них есть все обязательные поля для заполнения, таким образом минимизируется риск упустить важную информацию.

Однако, с 1 января 2013 года Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменил обязательность их использования. На сегодняшний день у каждого работодателя есть право выбора — или остаться на унифицированных формах или разработать свои.

Все унифицированные формы имеют два варианта заполнения. Один их них предназначен для оформления движения единственного работника (Т-1, Т-6, Т-9, Т-11), другой для движения группы сотрудников, при этом к номеру формы добавляется буква “а” (т-1а, Т-6а и т.д.). Скачайте образец заполнения одной из таких унифицированных форм — приказа об увольнении.

Как написать приказ: правила оформления

Составленные для конкретного работодателя формы могут быть более удобны, поскольку будут отражать специфику предприятия. При этом они должны отвечать тем же нормам законодательства, что и унифицированные, а применение их возможно только после утверждения руководителем.

Правила оформления приказа по личному составу предполагают наличие основания для его издания, поэтому в тексте должна содержаться ссылка на соответствующий документ.:

  • заявление работника;
  • трудовой договор;
  • график отпусков;
  • служебная записка;

Распоряжение подготавливает ответственный кадровый работник, который еще до начала оформления должен получить одобрение у руководителя. Для этого ставится виза на заявлении работника или другом документе, можно получить разрешение на издание приказа и в устном виде.

Оформление приказа по ГОСТу: скачать образец 2019

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

Срок хранения приказов по личному составу

Так как видов приказов по личному составу большое количество, естественно, что сроки хранения приказов отличаются. Некоторые категории должны храниться не менее 75 лет, тогда как другие всего 5. Срок хранения 5 лет определен для:

  • всех приказов, касающихся отпуска (предоставление, перенос, отзыв, ежегодный отпуск, дополнительный);
  • приказов о направлении в командировку;
  • распоряжений о работе в выходные и праздники, о сверхурочных;
  • приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности или ее снятии;
  • приказов об отстранении от работы.

Срок 75 лет определен для изданных до 2003 года приказов о:

  • трудоустройстве;
  • увольнении;
  • отпуске по уходу за ребенком (и досрочном выходе из него);
  • кадровом перемещении;
  • административном;
  • командировке за границу;
  • изменении ФИО сотрудника;
  • премировании (поощрении);
  • и другие виды.

Обратите внимание, что для приказов со сроком хранения 75 лет существует правило. Если приказ издан до 2003 года, то срок его хранения составляет 75 лет. Если после — 50 лет. Поэтому приказы, издаваемые в 2019 году, хранить более 50 лет не требуется.

Ознакомление работника с приказом по личному составу

С содержанием приказов по личному составу персонал следует ознакомить под роспись. В унифицированных формах для этого предусмотрена отдельная строка. При его оформлении на бланке организации также следует заготовить место, чтобы сотрудник, ознакомившись с содержанием, поставил личную подпись и дату ознакомления. В отношении отдельных приказов закон предусматривает сроки ознакомления с ними персонала.

Так, распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия его на работе. С приказом об увольнении должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения.

Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением с содержанием приказа тем не менее не следует. Возможны случаи, когда ознакомить его с распоряжением невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с документом. Для документов о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении на этот счет предусмотрены специальные правила.

Правило 1. При отказе письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт.

Правило 2. Если сотрудника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на бланке. На бланке об увольнении, с которым сотрудник отказался ознакомиться под роспись и о чем был составлен акт, может быть сделана отметка следующего содержания: От ознакомления с приказом под роспись работник отказался (акт от 12.12.2011 № 112-а) Инспектор по кадрам Соловьева В.К. Соловьева 12.12.2011

Рекомендуем руководствоваться данными правилами в отношении любого приказа по личному составу, если невозможно ознакомить его с ним под роспись.

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•направлении в командировку и т.д.

  • По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

Ознакомьтесь так же:  Какой налог не взимается в россии

  • По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  • Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  • АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

  • Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

  • Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

  • Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  • Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  • . и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Оформление приказа

  • Зверева Наталья | руководитель аппарата генерального директора авиационной компании

Чем руководствуемся

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание.

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

  • 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
  • 05 «наименование организации – автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
    Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
    Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
  • 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
  • 13 «место составления (издания) документа» и
  • при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».

Бланк приказа с угловым расположением реквизитов

Особенности оформления приказов школы на 2018-2019 год

Приказы по школе — распорядительные документы установленного образца, регламентирующие особенности реализации управленческих решений, обязательных для исполнения в указанные сроки. В образовательных организациях ответственность за составление распорядительной документации, отражающей полномочия и круг деятельности административного состава, несет руководитель.

Приказы уступают в силу при условии:

  • соответствия требованиям актуальных нормативно-правовых актов;
  • внесения общепринятых реквизитов;
  • оформления и регистрации в установленном порядке.

КАК ПОДГОТОВИТЬ ПРИКАЗ?

Отвечает Валентина Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Составление приказов по школе по образцам с учетом нового закона «Об образовании»

Структурные изменения образовательной сферы, запущенные после утверждения нового Федерального закона № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012, коснулись всех сфер деятельности ОУ, в том числе практики составления приказов по школе с учетом утвержденных образцов. В целом привычная структура документооборота — порядок составления, утверждения и хранения распорядительной документации — осталось неизменной, но она была дополнена и усовершенствована, о чем важно помнить ответственным сотрудникам.

Ознакомьтесь так же:  Как оформить долгосрочную визу в испанию

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

С точки зрения выполняемой функции все приказы по школе, составляемые согласно циклограмме, можно разделить на несколько категорий, что отражено в таблице.

  1. Изменение графика работы ОУ
  2. Утверждение обновленного штатного графика, расписания занятий.
  3. Утверждение графика отпусков.
  4. Порядок проведения аттестации педработников.
  5. Внесение изменений в содержание локальных актов.
  1. Прием в штат и увольнение сотрудников ОУ.
  2. Пересмотр должностных обязанностей согласно ФГОС.
  3. Повышение в связи с повышением квалификационного уровня и замещения освободившейся должности.
  4. Награждение сотрудников.
  5. Применение дисциплинарных наказаний.
  6. Направление в командировку.
  1. Эксплуатация зданий, помещений, необходимых для организации обучения с соблюдением санитарно-гигиенических норм.
  2. Транспортное обслуживание.
  3. Обеспечение услуг связи, интернет-сообщения.
  4. Охрана помещений.

С целью реализации требований ФГОС, отраженных в новой редакции ФЗ «Об образовании», на протяжении нескольких последних лет ведется систематическая работа по обновлению ряда учредительных документов в образовательных организациях нашей страны. Приказы о внедрении принципов новой образовательной политики государства узаконены практически повсеместно, но актуальными остается ряд задач, затрагивающих все типы учредительной документации: внесение изменений в отдельные сферы основной деятельности, поступательный переход педагогов-предметников в реализации ФГОС, что должно быть отражено в должностных инструкциях, усовершенствование школьной инфраструктуры, без которого невозможно осуществление инновационных решений. Поэтому деятельность руководителя ОУ в области обновления ряда управленческих бланков и поиска новых образцов, соответствующих требованиям времени, требует пристального внимания.

Отдельно следует отметить нововведения, узаконенные последней редакцией (на момент написания статьи — от 1 января 2018 года) ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании», для обеспечения которых (если в этом есть необходимость) должны быть составлены и зарегистрированы в утвержденном порядке приказы соответствующего содержания об:

  1. Ликвидации в школе второй и третьей смены обучения, при необходимости — пересмотра штатного расписания и расписания занятий.
  2. Организации проведения общероссийского Тотального диктанта и реализация других мер, способствующих обеспечению приоритетности изучения русского языка и литературы.
  3. Утверждения на уровне школы порядка составления персональных программ с учетом индивидуальной траектории развития для учащихся, которые ввиду развития спортивных или исполнительских талантов (а также по другим причинам) вынуждены часто пропускать занятия.
  4. Утверждения новых норм объема отчетной документации, заполняемой педагогами, для снижения общего уровня нагрузки.
  5. Разработки и реализации механизмов непрерывного самообразования учителей ввиду создания профильного общероссийского института с целью всеобщего повышения педагогической компетентности сотрудников сферы образования.
  6. Введения новой системы оценивания деятельности педагогов, которая согласно последней редакции закона должна преимущественно проводиться в удаленном режиме.

Новые возможности для карьерного роста

Попробуй бесплатно! Учебная программа «Документы образовательной организации». За прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.

С целью выполнения нормативов, представленных в новой редакции закона «Об образовании», у большинства руководителей ОУ возникает необходимость разработки и регистрации ряда приказов по школе без возможности упора на образцы ввиду уникальности содержания документации. В качестве основы могут быть использованы привычные «госкомстатовские» бланки или бланки, составленные с учетом существующих стандартов и утвержденные для использования в конкретной организации.

Внесение дополнительных правок и последующее утверждение (посредством постановки подписи и печати) тщательно проверенной версии приказа. Оформление распорядительного документа согласно установленным правилам.

Визирование документа может проводиться уполномоченным сотрудником (например, главным бухгалтером или кадровиком) до передачи приказа директору школы на подпись.
Максимальный срок утверждения приказа — 5 дней, если иное не предусмотрено его составителем.

Приказы по школе на начало учебного года 2018-2019

Цикличность организации воспитательного процесса обуславливает необходимость ежегодного составления распорядительной документации однотипного образца. Ввиду этого создается обманчивая иллюзия низкой значимости отдельных управленческих документов, грозящая наложением административных штрафов. В помощь директорам школ составлен перечень приказов по школе, которые важно оформить и утвердить на начало 2018-2019 учебного года с целью создания оптимальных условий для ведения образовательного процесса.

Перечень базовых распорядительных документов является обширным; в рамках статьи логично выделить перечень групп обязательных приказов, которые должны быть оформлены и зарегистрированы на начало года.

  1. Зачисление и отчисление учащихся.
  2. Кадровые изменения на начало года.
  1. Проведение административно-контрольных работ по выявлению базисного уровня достижений школьников на начало года.
  2. Проведение контрольных работ в первом полугодии.
  3. Проверка классных журналов.
  4. Организация тьюторской деятельности, оказание методической помощи молодым педагогам.
  5. Активизация деятельности по контролю соблюдения преемственности обучения.
  6. Консультирование старшеклассников по вопросам допризывной и медико-санитарной подготовки.
  7. Назначение ответственного за формирование базы данных выпускников.
  8. Работа с одаренными детьми.
  9. Установление порядка и сроков проведения предметных олимпиад на школьном уровне.
  1. Проведение классных часов.
  2. Организация дежурств.
  3. Организация питания, назначение ответственного за организацию бесплатного питания в школе для льготников.
  1. Инструктирование сотрудников ОУ по вопросам охраны труда.
  2. Выполнении санитарно-эпидемиологических требований.
  3. Подготовка школы к отопительному сезону.
  4. Назначение ответственного за соблюдение температурного режима в учебных помещениях.

Помимо стандартного перечня приказов, регламентирующих организацию и обеспечение процесса обучения, директору современной школы важно инициировать работу различных структурных подразделений ОУ по инициативам, объявленным на государственном уровне. С начала 2017-2018 учебного года в отдельных регионах России практикуется возвращение в школьное расписание старшеклассников астрономии, включение в структуру экзамена по русскому языку в 9 классе устной части, тестирование учителей по программному содержанию преподаваемого предмета, запуск работы кружков по робототехнике для учащихся 5-9 классов, повышение приоритетности психологической поддержки детей с целью предупреждения суицидов. Подготовка к реализации хотя бы одной из этих инициатив предусматривает составление одного или нескольких взаимосвязанных распорядительных документов (например, в случае возвращения часов астрономии необходимо обеспечить документальное отражение управленческих решений о пересмотре актуального расписания и нагрузки педагогических работников, формировании запроса на учебники и вспомогательные материалы и т.д.).

Отдельно следует отметить, что по инициативе Президента РФ Владимира Путина 2018 объявлен Годом добровольца, что обуславливает необходимость расширения привычных методов воспитательной работы с учащимися (социальное и культурное волонтерство) в рамках проведения перечня тематических мероприятий, утвержденных приказом по школе соответствующего содержания на 2018-2019 учебный год.

Составление приказов по школе по образцу

Несмотря на существование четких стандартов, регламентирующих порядок составления распорядительных документов, и многочисленных образцов приказов по школе, которые можно скачать бесплатно на нашем портале, сохраняется высокий процент ошибок, допускаемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство в ОУ.

При составлении приказов по школе согласно образцу важно:

  1. Использовать общепринятые «госкомовские» бланки или бланки приказа, установленные учредителем со стандартным размером полей (справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — по 20 мм).
  2. Внимательно следить за внесением всех необходимых реквизитов: названия ОУ, наименования вида распорядительного документа (приказ), заголовка, даты и места составления, регистрационного номера, соответствующего установленной номенклатуре, подписи руководителя, визы согласования.
  3. Формировать краткий заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?». Например, «Об утверждении плана воспитательной работы на 2018-2019 гг.». Заголовок выносится по центру листа и пишется без кавычек.
  4. С особым вниманием относится к содержательной части документа, которая включает констатирующую (преамбулу) и распорядительную часть. Преамбула может отсутствовать, но в большинство распорядительных документов ее принято включать с целью обоснования распоряжения и начинать с типичных оборотов («Во исполнение…», «С целью…»). При составлении приказов по школе для обеспечения реализации распоряжений вышестоящих инстанций обязательно указывать наименование этих организаций и реквизиты распорядительной документации соответствующего содержания.
  5. Излагать содержание распорядительной части четко и лаконично, в официально-деловом стиле, избегая двойственных формулировок. Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части вынесением слова «приказываю» с новой строки (без абзаца!), которое может писаться вразрядку или заглавными буквами (п р и к а з ы в а ю или ПРИКАЗЫВАЮ) с последующей постановкой двоеточия. Перечень распоряжений представляют в виде списка, нумеруемого арабскими цифрами, с указанием ФИО ответственных должностных лиц и установленных сроков исполнения задач. Количество исполнителей актуальными нормативными актами не регламентировано.
  6. Представлять дополнительную информацию, необходимую для исполнения распоряжений, в виде приложений с оформлением на первом листе документа пометки установленного образца (приложение к приказу…). Если приложений несколько, их необходимо пронумеровать.
  7. В обязательном порядке согласовывать текст приказа с ответственными должностными лицами.
  8. Обеспечивать законность распорядительного документа постановкой подписи установленного образца (наименование должностного лица, непосредственно подписи и ее расшифровки посредством указания ФИО).
  9. Нумеровать страницы приказов, состоящих более чем из двух страниц (нумерация проставляется сверху и по центру, начиная со второго листа).

Приказы по школе по основной деятельности 2018-2019

Оперативное управление воспитательно-образовательным процессом в современной образовательной организации осуществляется за счет издания приказов по школе по основной деятельности, которые составляются на основании образцов. Такие распорядительные документы могут издаваться в рамках реализации внутреннего контроля по инициативе директора или других представителей административного состава ОУ, а также с целью выполнения распоряжений вышестоящих органов.

Приказы по основной деятельности для комфортности составления и хранения разделяют на несколько групп:

  1. Структурные приказы, во исполнение которых полностью или частично изменяется порядок функционирования базовых организационных подразделений школы.
  2. Нормативные, определяющие порядок подчиненности школьных структур и должностных лиц относительно друг друга.
  3. Организационные, регламентирующие сроки и порядок решения конкретных задач по организации процесса обучения.
  4. Надзорные, устанавливающие особенности реализации контролирующих функций.
  5. Отчетные, издаваемые с целью фиксирования достигнутых результатов за конкретный период (например, актуального уровня знаний учащихся).
  6. Обеспечительные, определяющие распределение финансовых средств и материально-технических ресурсов между подразделениями школы.
  7. Информационные — иные виды управленческих распоряжений.

Приказы по основной деятельности оформляются, регистрируются и передаются на хранение согласно установленной процедуре, описанной выше. Ввиду того, что данный вид распорядительных документов остается наиболее востребованным, у руководителей может периодически возникать необходимость отмены или изменения узаконенного решения в связи с изменившейся образовательной ситуацией и сохранения выбранной управленческой стратегии. В таком случае издается новый приказ, уточняющий отдельные пункты ошибочного распорядительного документа или вовсе отменяющего его действие, обязательно содержащий следующие информационные блоки и реквизиты:

  1. Регистрационный номер, дату издания и название изменяемого (отменяемого) приказа.
  2. Основание для отмены предыдущего распоряжения (краткое и лаконичное изложение актуальной производственной ситуации в преамбуле).
  3. Перечень задач, которые подчиненным необходимо реализовать в связи с изменением (утратой законности) указанного приказа.
  4. Список ответственных должностных лиц, ответственных за исполнение вышесказанного.

Заголовок приказа по основной деятельности, отменяющего действие ранее изданного распоряжения, может быть оформлен следующим образом: «О признании утратившим силу приказа…». С момента регистрации нового распоряжения старая директива утрачивает законность и становится недействительной для исполнения управленческих задач.

Больше информации об организации делопроизводства в школе представлено в этих статьях: