Образец приказа по работе с архивом

Оглавление:

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Приказ по утверждению инструкции по делопроизводству

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах.

Так как она устанавливает:

  • внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами,
  • ответственность за работу с документами.

Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЫКОВКА»
(ЗАО «Тыковка»)

ПРИКАЗ

«23» сентября 2014 г. № 96

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ЗАО «Тыковка» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор В.И. Таблеткин

Обоснование подготовки приказа можно изменять в соответствии с конкретными причинами утверждения инструкции. Например, в связи с предстоящим переходом на систему электронного документооборота и т.д. А так же в случае необходимости оформить ссылку на требующиеся нормативные акты.

При желании можно подготовить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Тогда заменяете в тексте «утвердить» на «ввести в действие» и гриф утверждения проставляется непосредственно на инструкцию по делопроизводству. Оно вам надо? Если да, то используйте второй образец

В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей.

Если вы утверждаете новый вариант инструкции по делопроизводству, тогда надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей. Это стандартная фраза «Признать утратившим силу приказ …».

Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени (хоть несколько лет). В дальнейшем допускается вносить в нее изменения, но обязательно оформлять каждое нововведение приказом руководителя.

Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Приказ о назначении ответственного за архив

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной консультации, а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом материале. Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.

Составляем приказ об ответственном за архив

Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации. Пример таких обязанностей можно посмотреть в должностной инструкции архивариуса.

С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.

Приказ о хранении документов

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя. Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

Содержание приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Ознакомьтесь так же:  Консультация адвоката гомель

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии. Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии. В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

ООО «РИТМ»

г. Москва «_17_» октября 2016 г.

ПРИКАЗ № 213

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

4. Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

Приказ о назначении ответственного

Согласно распространенному мнению, делопроизводство организации находится исключительно в ведении канцелярии или службы ДОУ. Однако на практике к работе с деловыми бумагами часто привлекаются сотрудники других структурных подразделений компании. Как оформляется приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ, читайте в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

  • как оформляются приказы о назначении ответственных лиц в ДОУ;
  • как используется форма приказа о назначении ответственного лица;
  • как оформляется приказ о назначении ответственного за архив.

Делопроизводство организации — сложная и многоаспектная система взаимоотношений разных уровней организационной структуры компании. Оно контролируется не только канцелярий или отделом ДОУ, как это может показаться на первый взгляд. Весьма распространенной практикой является привлечение работников самых разных отделов компании к осуществлению функций по работе с документацией. Это ставит перед сотрудниками службы ДОУ задачу надлежащего контроля за реализацией делегированных полномочий ответственными сотрудниками. От этого зависит целостность и управляемость всей системы делопроизводства компании.

Порядок назначения ответственных лиц в ДОУ

Ответственными за работу с документами часто назначают сотрудников структурных подразделений компании. Структурные подразделения являются органами управления внутри организации, имеющими строго закрепленный набор полномочий. Организационные и кадровые документы предприятия определяют также количество отделов и их штатный состав.

Традиционно в иерархической структуре компании выделяют внешние и внутренние структурные подразделения. К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым — отделы, службы, управления, подразделения и т.п. В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

В чем они заключаются?

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ. Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией. Отчасти их позицию можно понять. Обязанностью канцелярии, секретариата, службы ДОУ или общего отдела (в разных компаниях они могут иметь разные наименования) является именно обеспечение бесперебойной и четкой работы по документационному обеспечению управления. Однако документированию подлежит вся деятельность компании, и без помощи отделов сотрудникам вышеназванных служб не обойтись. Таким образом, в ДОУ предприятия должны принимать участие все его структурные подразделения.

Организацию делопроизводства в компанию классифицируют на три формы: централизованную, децентрализованную и смешанную.

  1. Если все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном отделе компании (канцелярии, службе ДОУ, секретариате, общем отделе), то мы имеем дело с централизованной формой организации делопроизводства.
  2. Если каждое структурное подразделение фирмы самостоятельно реализуют функции ДОУ, то мы имеем дело с децентрализованной формой.
  3. Чаще всего на практике встречается смешанная форма организации делопроизводства. В этом случае ответственность за ДОУ распределяется между специальным отделом и структурными подразделениями.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ

Применяемая на предприятии форма организации делопроизводства не отменяет необходимости назначения ответственного за делопроизводство по каждому структурному подразделению. Канцелярия или секретариат должны определить состав функций, которые будут переданы данному сотруднику, а само назначение ответственного лица оформляется соответствующим приказом.

Единой стандартной формы приказа не существует. Есть несколько положений, которые данный приказ должен содержать в обязательном порядке. Это — субъект возлагаемой ответственности, время ее наступления и предмет этой ответственности, т.е., круг обязанностей данного сотрудника. Непременным условием является, естественно, обязательное ознакомление ответственного работника с содержанием приказа.

Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае болезни или командировки.

Обратите внимание, что в данном приказе не должно содержаться информации о сумме доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если таковая предполагается. Информация такого рода относится к персональным данным работника. Отделу кадров предприятия нужно будет произвести подготовку другого приказ «Об установлении персональных дополнительных выплат» или «О порядке увеличения объема выполняемой работы».

В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ относится к деловым бумагам, которые нужно регулярно проверять на соответствие актуальности содержания. Лицо или группа лиц, ответственных за работу с документами в данном отделе, могут разорвать трудовые отношения, уйти в долгосрочный отпуск или перейти на другую должность. Например, может возникнуть ситуация, что ответственный работник после перевода на новую должность уже не сможет выполнять обязанности по работе с документами. Данные функции, скорее всего, придется выполнять работнику, пришедшему на место прежнего. Таким образом, не измененный вовремя приказ окажется составленным на сотрудника, который уже не числится в штате.

Форма приказа о назначении ответственного лица

Создание и учет документов

Несколько слов нужно сказать о типах деловых бумаг, передача которых может быть осуществлена в введение новых ответственных за делопроизводство. Конечно, в случае каждого конкретного предприятия данный перечень может модифицироваться, но следует обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) оставались под контролем основного отдела ДОУ.
Напротив, деловые бумаги, связанные с профилем деятельности данного подразделения, должны создаваться, учитываться и храниться в соответствующих отделах.

Приказ о назначении ответственного за архив

Как и в рассмотренном выше случае, ответственный за архив назначается соответствующим приказом.

Имейте при этом в виду, что ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от сотрудника исполнения обязанностей, не оформленных трудовым договором.

В случае, если дополнительные функции не попадают в перечень функциональных обязанностей данного сотрудника, то их оплата должна осуществляться также в дополнительном порядке. Этот случай аналогичен оплате совмещения или совместительства. Допустим, в штатном расписании фирмы есть должность ответственного за архив. В таком случае, оплата дополнительных обязанностей по работе с архивом может быть оформлена как совместительство или совмещение.

Другой вариант оформления данных обязанностей предполагает внесение их в должностную инструкцию сотрудника согласно ст. 72 ТК РФ. В таком случае, работа с архивом будет частью должностных обязанностей данного сотрудника, не предполагающая дополнительной оплаты.

Третий вариант оформления дополнительных обязанностей по работе с архивом возможен как доплата за повышение интенсивности труда или увеличение объема работ.

Приказ об организации архива на предприятии

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

  • как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;
  • как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;
  • какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;
  • кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.

Организация архива на предприятии

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

  • поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;
  • ограничить доступ для сторонних лиц;
  • установить шкафы и стеллажи;
  • грамотно организовать использование свободного пространства.

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

  • рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
  • температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
  • необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

Издание приказа об организации архива на предприятии

Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ, который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

  • с какого момента данный приказ вступает в силу;
  • кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;
  • в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;
  • какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима.

В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

Рекомендуем материалы по теме:

Приказ 6 Об утверждении Положения «Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ
КОМПЛЕКСУ

Об утверждении Положения “Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях”

В целях установления единых принципов организации и осуществления государственного технического учета жилищного фонда и других объектов недвижимости, сохранения историко-документального комплекса в области архитектуры, градостроительства, памятников истории и культуры и во исполнение Федерального закона «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним » от 21.07.97 № 122-ФЗ, постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.97 № 1301 «О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации » ПРИКАЗЫВАЮ:

Ознакомьтесь так же:  Льготы инвалидов в воронеже

1. Утвердить прилагаемое Положение «Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях ».

2. Поручить Отделу учета и распоряжения жилищным фондом Госстроя России совместно ГУП «Ростехинвентаризация » организацию издания и доведения до сведения субъектов Российской Федерации и организаций технической инвентаризации Положение «Об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях ».

3. ГУП “Ростехинвентаризация оказывать содействие органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления и организациям технической инвентаризации в вопросах применения Положения.

4. Контроль за выполнением данного приказа возложить на заместителя председателя Госстроя России Маслова Н.В.

Председатель А.Ш. Шамузафаров

приказом Госстроя России

от 19.01 2000 г. № 6

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, О ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ И ЭКСПЕРТНЫХ АРХИВНЫХ КОМИССИЯХ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с “Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”, утвержденными в 1993 году, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 11.03.97 № 11(зарегистрированным Минюстом России 08.03.97 № 1344), постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.97 № 1301 “О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации”, Примерным положением о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 17.03.98 № 19.

Основными целями настоящего Положения являются:

работа архивов организаций технической инвентаризации в субъектах Российской Федерации;

постановка централизованного государственного учета документов и архивов организаций технической инвентаризации;

деятельность Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Государственного унитарного предприятия “Российский государственный центр инвентаризации и учета объектов недвижимости” (ГУП “Ростехинвентаризация”) и экспертных комиссий (ЭК) организаций технической инвентаризации (БТИ).

2. Для целей настоящего Положения применяются следующие определения основных понятий:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующей информационные процессы.

Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для физических и юридических лиц, общества, государства.

Документальный фонд БТИ — совокупность находящихся в производстве и оконченных производством дел и документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций технической инвентаризации (БТИ).

Архивный фонд БТИ — часть документального фонда, включающая дела и документы, оконченные производством, отобранные в результате экспертизы для передачи в государственный архив как имеющие научно-историческую и иную историко-культурную ценность.

Единый документально-информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации (Объединенный фонд) — совокупность реестров, подлинников, копий, страховых копий документов, информационных ресурсов на объекты недвижимости Российской Федерации, находящиеся во владении Госстроя России, в распоряжении и пользовании ГУП “Ростехинвентаризация”.

Учет архивных документов — установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу (части комплекса) и общему их количеству в учетных документах.

Учетный документ — документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов в единицах хранения.

Единица учета архивных документов — единица измерения количества документов в архиве.

Единица хранения архивных документов — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Архив организации технической инвентаризации (архив БТИ) — структурное подразделение организации технической инвентаризации, получившей в установленном порядке права архиводержателя и внесенной в Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации.

II. Архив организации технической инвентаризации (БТИ).

3. Архив организации технической инвентаризации (далее “архив БТИ”) действует, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения организации технической инвентаризации.

Архив БТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр Архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации.

4. Дела и документы технической инвентаризации объектов недвижимости, образующиеся в деятельности БТИ, независимо от правового статуса и места дислокации БТИ на территории субъекта Российской Федерации (в том числе предоставленной муниципалитету), относятся к государственной федеральной собственности, владение и распоряжение которой в полном объеме прав осуществляет Госстрой России. Архивные фонды БТИ составляют часть Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

Документная информация Архива БТИ является предметом совместного пользования организации — фондообразователя (БТИ), а также уполномоченной Госстроем России организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП “Ростехинвентаризация”.

5. Дела и документы архива БТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы, защищаются законом.

Архив БТИ отнесен к составу источников комплектования государственных архивов.

6. Дела и документы архива БТИ, созданные за счет физических и юридических лиц, не становятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являются элементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, не могут быть объектом сделок купли-продажи, передачи прав владения, распоряжения.

7. В своей деятельности архив БТИ руководствуется законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ГУП “Ростехинвентаризация”, Федеральной архивной службы Российской Федерации (Росархив), методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации, уполномоченной Госстроем организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, настоящим Положением.

8. Архив БТИ работает отчитывается в своей работе перед уполномоченной Госстроем России организацией технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП “Ростехинвентаризация”.

9. Начальник архива БТИ назначается и увольняется по соласованию с ГУП “Ростехинвентаризация” в соответствии с квалификационными требованиями и результатами аттестации. Другие работники архива назначаются и увольняются руководителем БТИ.

Круг обязанностей начальника архива БТИ определяется типовой должностной инструкцией, утвержденной ГУП “Ростехинвентаризация”. Круг обязанностей других работников архива БТИ определяется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации с учетом типовых должностных инструкций.

10. Архив собирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует и использует:

находящиеся в текущем производстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд, объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерные сети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца, независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, вида носителя документальной информации;

оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение, др.);

информационные и учетные электронные базы данных БТИ;

печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

11. Задачами архива БТИ являются:

прием, учет, хранение в установленном порядке подлинной и копийной документации;

проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличия регистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникам архитектуры, истории и культуры;

проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;

участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

размножение и рассылка документов внешним абонентам;

контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;

учет и розыск утраченных документов;

организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

участие в работе по составлению перечней (описей, реестров, др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

оформление и описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их в государственный архив;

ведение и представление в установленные сроки в вышестоящие ведомства реестров, паспортов о составе и содержании хранящихся дел и документов;

обеспечение сохранности, соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласно установленному порядку;

организация экспертизы научной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передача в государственный архив дел и документов на объекты — памятники архитектуры, истории и культуры, других документов, имеющих научно-историческую ценность;

создание и пополнение учетно-справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронном формате (информационно-поисковые базы данных);

организация и ведение учета пользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документов физическим и юридическим лицам в установленном порядке;

проведение инвентаризации (проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;

изготовление, хранение, учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передача их в установленном порядке в Единый документально-информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

участвует в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам технической инвентаризации и архивного дела;

высылает ежегодно в установленном порядке в ГУП “Ростехинвентаризация” и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фонда;

проводит проверки наличия дел и документов;

направляет в ГУП “Ростехинвентаризация” оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах недвижимости с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесению к составу Архивного фонда Российской Федерации;

страхование документов архивных фондов организаций технической инвентаризации Российской Федерации как федеральной государственной собственности осуществляет ГУП “Ростехинвентаризация”.

13. Начальник архива БТИ имеет право:

подписывать и заверять в установленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверять архивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;

контролировать соблюдение в организации, ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, представления необходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в реестры и постановки на архивный учет;

вносить руководству БТИ предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

требовать от руководства БТИ создания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечения сохранности архивных документов;

осуществлять связь с другими учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;

участвовать в работе совещаний, проводимых руководством БТИ, в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

14. Начальник архива БТИ несет личную ответственность за:

некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив БТИ;

ведение архива с нарушением требований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативных актов;

прием и постановку на инвентарный учет дел и документов;

нарушение порядка уничтожения дел и документов, списания их без согласования с Центральной экспертной комиссией ГУП “Ростехинвентаризация”;

недостоверность и нарушение сроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров, отчетов, сведений) заинтересованным органам;

использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба государству, обществу, личности;

нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;

нарушение установленного порядка доступа и выдачи документированной и не документированной информации;

использование электронных и иных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов без обращения к подлинникам документов для идентификации информации.

15. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Нарушения, повлекшие за собой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащих информацию об объектах-памятниках архитектуры, истории и культуры, иных объектах государственного значения, влекут за собой ответственность по статьям Уголовного кодекса Российской Федерации (ст. ст. 140, 164, 243, 283, 325, др.).

III. Централизованный государственный учет архивов и документов
организаций технической инвентаризации (БТИ)

16. Государственный учет архивов и документов БТИ — единая государственная система учета документов технической инвентаризации объектов недвижимости в масштабе субъектов Российской Федерации и федеральном масштабе: архивов БТИ, архивных фондов и единиц хранения, как подлежащих передаче в государственные архивы, так и находящихся в производстве.

Государственный учет документов и архивов БТИ — составная часть системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

Центральзованный государственный учет документов и архивов БТИ осуществляется с целью обеспечения государственного контроля сохранности документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и документов, находящихся в производстве.

Централизованный государственный учет документов и архивов организаций технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации реализуется посредством ведения ГУП “Ростехинвентаризация” Государственного реестра архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

17. Архивы БТИ подлежат централизованному государственному учету в следующем порядке:

а) уполномоченная Госстроем России организация технической инвентаризации субъекта Российской Федерации в установленном порядке представляет с сопроводительным письмом в ГУП “Ростехинвентаризация” на каждый архив БТИ на территории субъекта Российской Федерации “Лист архива БТИ” (в 2-х экземплярах).

В “Листе архива БТИ” указываются учетные и описательные характеристики:

название организации технической инвентаризации;

Ознакомьтесь так же:  Наследство бориса немцова кому достанется

дата создания организации;

обслуживаемая территория в административных границах;

правовой статус организации;

штатная численность на начало отчетного года;

крайние даты документов, хранящихся в архиве организации, на дату регистрации: а) всего; б) на объекты, находящиеся в производстве; в) на снесенные объекты;

количество документов (в единицах учета) на объекты, отнесенные к памятникам архитектуры, истории и культуры;

количество и крайние даты единиц учета, переданных в государственный архив (с указанием местонахождения и полного наименования государственного архива, источником комплектования которого является архив БТИ);

площадь архивохранилища, краткие сведения об оборудовании, оснащенности, охране, соответствии требованиям архивных, пожарных, режимных органов;

б) поступившие “Листы архива БТИ” рассматривает Центральная экспертная комиссия ГУП “Ростехинвентаризация” и вносит предложения о включении архива БТИ в Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности;

в) решение о включении организации в Государственный реестр передается в ГУП “Ростехинвентаризация” для:

присвоения архиву организации БТИ регистрационного номера по Государственному реестру архивов БТИ Российской Федерации, который проставляется на двух экземплярах “Листа архива БТИ”;

включения информации в электронную базу данных “Государственный реестр архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации”;

оформления Свидетельства о государственной регистрации архива БТИ с предоставлением данной организации права пользования подлинниками и иными документами технической инвентаризации (права архиводержателя);

г) свидетельство вместе со вторым экземпляром “Листа архива БТИ” передается в уполномоченную Госстроем России организацию технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, на территории которого находится регистрируемая организация;

д) первые экземпляры “Листов архивов БТИ” к Государственному реестру архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации формируются в тома с последовательностью номеров по названному Государственному реестру и хранятся вечно. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании актов произвольной формы, которые составляются и представляются в ГУП “Ростехинвентаризация”. Регистрационный номер, присвоенный архиву БТИ по Государственному реестру, в случае ликвидации организации и ее архива или только архива, не используется архивами других организаций;

е) после внесения изменений в “Лист архива БТИ” и электронную базу данных акты формируются в дело (дела).

18. Документы, хранящиеся в архивах БТИ, также подлежат централизованному государственному учету как неотъемлемая государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Государственный учет документов основывается на следующих принципах:

централизации, реализуемой на основе порядка взаимодействия организаций технической инвентаризации с архивными учреждениями субъектов Российской Федерации, регламентированного Федеральной архивной службой Российской Федерации (Росархив) и Госстроем России;

унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов в интересах пользователя.

19. Централизованному государственному учету подлежат:

в составе Архивного фонда Российской Федерации:

архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой Российской Федерации в соответствии со ст. 5 “Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”. Экспертиза научно-исторической ценности инвентаризационных документов на объект недвижимости осуществляется в течение 3-х месяцев с момента приема их в архив БТИ (первая стадия) и не позднее одного года после окончания производства (сноса объекта);

в составе Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации:

документы инвентаризации на все объекты недвижимости на территории России, независимо от назначения объекта, вида собственности, места дислокации и регистрации недвижимости.

20. Дела и документы архивов БТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения, единицам учета в установленном порядке.

21. Основой государственного учета архивных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации и Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации является единая система регистрации организаций технической инвентаризации, их документальных фондов (архивов БТИ), единиц хранения и единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

22. Особому учету и обязательному страховому копированию подлежат инвентаризационные документы на категории объектов культурного наследия (памятники архитектуры, истории и культуры).

23. Государственный учет документов архива БТИ ведется на основании паспорта архива, а также сведений об изменениях в составе и объеме фондов архива.

24. Архивы БТИ — ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в уполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризации субъектов Российской Федерации и государственные архивы, на учете которых они состоят, паспорта архивов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов архивов БТИ. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом.

25. Уполномоченные Госстроем России организации технической инвентаризации субъектов Российской Федерации на основании представленных паспортов архивов БТИ составляют Сведения о состоянии хранения документов в архивах организаций технической инвентаризации (БТИ) на территории субъекта Российской Федерации и представляют их в ГУП “Ростехинвентаризация”.

26. При осуществлении централизованного государственного учета документов и архивов БТИ в автоматизированном режиме в число обязательных реквизитов учетных баз входят обобщенные показатели документов централизованного учета в части, отражающей: количество и состав архивов БТИ, архивных фондов, количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования (при их наличии), а также исходные показатели, необходимые для получения обощенных показателей.

IV. Экспертные архивные комиссии (ЦЭК
ГУП “Ростехинвентаризация” и ЭК БТИ)

27. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кино- фоно- фото- и другую специальную документацию, образующуюся в деятельности организаций технической инвентаризации (БТИ), осуществляющих государственный учет и государственную техническую инвентаризацию объектов недвижимости Российской Федерации, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий организаций технической инвентаризации (БТИ) создаются постоянно действующие: Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) ГУП “Ростехинвентаризация” и экспертные комиссии (ЭК) организаций технической инвентаризации (БТИ).

В своей работе экспертные архивные комиссии руководствуются Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативно-методическими документами Госстроя России и Росархива, типовыми и ведомственными перечнями документов, настоящим Положением.

Экспертные архивные комиссии являются совещательным органом. Заседания ЦЭК и ЭК протоколируются. Решения экспертных архивных комиссий принимаются большинством голосов и вступают в силу в установленном порядке. Решения экспертных комиссий оформляются выписками из протоколов.

Ведение делопроизводства и хранение документов экспертных комиссий возлагается на секретарей этих комиссий.

28. ЦЭК ГУП “Ростехинвентаризация” и ее состав назначается приказом руководителя ГУП “Ростехинвентаризация” из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается начальник управления архивов ГУП “Ростехинвентаризация”, представитель Федеральной архивной службы. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций и других заинтересованных ведомств.

Решения ЦЭК вступают в силу после утверждения их руководством ГУП “Ростехинвентаризация” , а в установленных случаях Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Федеральной архивной службы Российской Федерации.

29. ЦЭК ГУП “Ростехинвентаризация”:

разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам ведения архивов, состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности организаций технической инвентаризации;

рассматривает и представляет на утверждение в установленном порядке списки организаций технической инвентаризации (БТИ) административно-территориальных образований на территории субъектов Российской Федерации, и предложения о внесении их в Государственный реестр архивов БТИ — источников комплектования государственных архивов;

рассматривает и представляет на утверждение в установленном порядке проекты инструкций по работе с управленческой, научно-технической, иной специальной документацией, классификаторы, перечни документов, подлежащих передаче в государственные архивы, положения об ЭК организаций технической инвентаризации, а также проекты других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов, экспертизы их ценности и подготовки для архивного хранения;

рассматривает и выносит рекомендации архивам организаций технической инвентаризации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, организации документов (составление номенклатуры дел, группировка документов в дела, описание дел и документов, подготовка их для архивного хранения и др.), представляет соответствующие предложения на рассмотрение и решение ЦЭПК Росархива;

определяет и выносит на утверждение руководства ГУП “Ростехинвентаризация” порядок проведения работы в организациях технической инвентаризации по отбору документов на государственное хранение или уничтожение;

рассматривает и выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

а) реестров архивов БТИ на территории субъектов Российской Федерации — источников комплектования государственных архивов;

б) реестров объектов недвижимости на территории Российской Федерации, отнесенных к памятникам архитектуры, истории и культуры, реестров других объектов недвижимости, документация на которые подлежит передаче в государственные архивы;

в) актов о выделении к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли;

г) актов о неисправимом повреждении и списании дел и документов на объекты недвижимости, независимо от вида собственности объекта, в архивах БТИ;

рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменениями сроков хранения отдельных дел и документов. В установленном порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения и на решение ЦЭПК Росархива;

осуществляет методическое руководство, координацию и контроль за работой экспертных комиссий организаций технической инвентаризации на территории субъектов Российской Федерации, периодически заслушивает на своих заседаниях результаты проверок работы ЭК, доклады и сообщения председателей этих комиссий;

организует инструктаж и консультации для членов ЭК организаций технической инвентаризации субъектов Российской Федерации. Участвует совместно с заинтересованными структурами Госстроя России и ГУП “Ростехинвентаризация” в подготовке и проведении мероприятий по аттестации и повышению квалификации работников архивов БТИ.

30. ЦЭК ГУП “Ростехинвентаризация” предоставлено право в соответствии с установленными требованиями:

разрабатывать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов архивов БТИ, а также розыска недостающих дел постоянного и долговременного хранения;

запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов;

заслушивать на своих заседаниях информации руководителей архивов БТИ о качестве оформления документов, формирования дел, состояния учета и сохранности документированной информации;

запрашивать от организаций БТИ заключения и другие материалы, необходимые для определения сроков хранения дел и документов;

приглашать на заседания комиссии и привлекать в качестве консультантов и экспертов специалистов в установленном порядке;

принимать участие в организации и проведении смотров, проверок состояния архивов БТИ на территориях субъектов Российской Федерации;

информировать руководство Госстроя России и ГУП “Ростехинвентаризация” по вопросам работы ЦЭК и ЭК организаций технической инвентаризации.

31. ЦЭК работает в контакте с ЦЭПК Росархива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

32. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством ГУП “Ростехинвентаризация” и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.

Заседания ЦЭК проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год.

33. Экспертная комиссия (ЭК) организации технической инвентаризации (БТИ) и ее состав назначается приказом руководителя БТИ из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается начальник архива и представитель соответствующего архивного учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после утверждения их руководителем БТИ, а в установленных случаях по согласованию с соответствующим архивным учреждением субъекта Российской Федерации.

34. Экспертная комиссия БТИ:

организует и проводит совместно со структурными подразделениями БТИ ежегодный отбор дел и документов для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль за формированием дел и документов;

рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

а) описей дел и документов технической инвентаризации, отнесенных в ходе экспертизы к категории объектов, документация на которые подлежит постоянному хранению с последующей передачей в государственный архив;

б) описей дел управленческой документации постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) хранения;

в) актов о выделении к уничтожению дел и документов на объекты недвижимости, сроки хранения которых истекли, независимо от вида собственности объекта;

г) актов о неисправимом повреждении и списании дел и документов на объекты недвижимости, независимо от вида собственности объекта;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определения сроков хранения, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на рассмотрение и утверждение в ГУП “Ростехинвентаризация” в установленном порядке;

обеспечивает проведение инструктажа и консультаций для работников БТИ по вопросам организации и оформления дел и документов для архивного хранения, экспертизы их ценности, подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

35. Экспертной комиссии БТИ предоставлено право в соответствии с установленными требованиями:

готовить предложения структурным подразделениям БТИ и отдельным работникам по вопросам ведения дел, экспертизы их ценности и подготовки на архивное хранение, а также розыска недостающих дел постоянного и долговременного хранения;

запрашивать от структурных подразделений письменные объяснения, сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения дел и документов, о причинах отсутствия и путях розыска дел и документов;

заслушивать на своих заседаниях информации руководителя и должностных лиц архива, работников других подразделений БТИ о качестве оформления документов, формирования дел, состояния учета и сохранности документированной информации;

приглашать на заседания ЦЭК и привлекать в качестве консультантов и экспертов соответствующих специалистов, в том числе сторонних организаций;

принимать участие в организации и проведении смотров, проверок состояния архивов БТИ на территории субъекта Российской Федерации;

информировать руководство БТИ по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

36. ЭК БТИ работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствущего архивного учреждения и получает от нее необходимые методические указания.

37. ЭК работает по плану, утвержденному руководством БТИ, и отчитывается перед ним о результатах своей работы.

38. Заседания ЭК БТИ проводятся по мере необходимости, но не реже 4-х раз в год.