Приказ в командировку сотруднику в 2019 году

Оглавление:

Оформление командировки

Оформление командировки

Похожие публикации

В каждой компании может возникнуть необходимость в отправке сотрудников в командировку. При этом бухгалтеру необходимо знать, как правильно оформить командировку в соответствии с буквой закона.

Процесс оформления командировок в 2017 году остался прежним. В связи с тем, что затраты, связанные с командировкой в установленных пределах компания может списать, бухгалтеру важно знать нюансы. Рассмотрим, как оформить командировку сотруднику в 2017 году и подготовить все необходимые для этого документы.

Оформление командировки в 2017 году: документы

Основанием для отправки работника в командировку служит приказ руководителя по форме Т-9. Форма этого бланка является унифицированной и утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.04г. (форма ОКУД 0301022). Однако закон не запрещает применять собственный бланк этого документа, если он утвержден организацией. В связи с тем, что в настоящее время бухгалтер не оформляет тот большой пакет документов на командированного работника, который требовался ранее (командировочные удостоверения и служебные задания отменены Постановлением Правительства № 1595 от 29.12.14г.), составление приказа имеет существенное значение для документооборота компании.

Отвечая на вопрос о том, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, важно учитывать, что приказ руководителя это не единственный документ, составление которого является обязательным требованием при оформлении командировки.

Как оформить командировку и обосновать понесенные затраты перед налоговиками? Необходимость подтверждать затраты на командировку определена налоговым правом, в частности 252, 264, 313, 314 статьями НК РФ.

Если на этапе отправки сотрудника в командировку работодатель обязуется оформить свое распоряжение в виде приказа, то сотрудник, возвратившись к своему работодателю, должен отчитаться о произведенных расходах посредством заполненного авансового отчета.

Форма данного документа АО-1 также является унифицированной – утверждена Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.01г. (код по ОКУД 0302001). Организация вправе применять в своей деятельности документ иного формата в том случае, если в нем будет содержаться вся необходимая к раскрытию информация.

На основании переданного в бухгалтерию авансового отчета компания имеет возможность обосновать перед инспекцией понесенные расходы. Постановлением Правительства определены конкретные сроки, в пределах которых работник должен передать в организацию авансовый отчет и оригиналы всех подтверждающих документов (чеков, билетов, квитанций). Так, в соответствии с Постановлением Правительства № 749 от 13.10.08г. представить авансовый отчет работник должен в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Отчет должен быть составлен в одном экземпляре, который предназначен для работников бухгалтерии. В дополнение к нему прикладываются оригиналы документов, подтверждающих все понесенные расходы в период нахождения в командировке, кроме суточных (их работники могут тратить по собственному усмотрению).

Переданный в бухгалтерию авансовый отчет подлежит проверке специалистом с последующей передачей на подпись руководителю организации. После этого, работник либо возвращает неизрасходованные средства в кассу, либо обращается за возмещением.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Порядок оформления командировки в 2017 году остался без изменений. Для начала следует определить, какие именно затраты подлежат оплате. К ним относят:

  1. Затраты на перемещение работника к месту выполнения служебного задания и обратно (билеты, расходы на топливо);
  2. Оплата найма жилья (гостиница, квартира);
  3. Суточные в пределах установленных государством;
  4. Иные затраты, если они обоснованы и одобрены руководителем организации.

На основании приказа о направлении в командировку работник получает суточные и установленную документом величину командировочных.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить командировку в 2017 году, немало сомнений возникает в отношении величины суточных, подлежащих выплате работнику. Работодатели имеют право самостоятельно определять количество денежных ресурсов, которое потребуется сотруднику для успешного выполнения служебного задания. Тем не менее, налоговым правом определены максимальные размеры суточных выплат, которые организация может учесть при налогообложении:

  • До 2500 руб. в поездках за рубеж;
  • До 700 руб. в поездках по стране.

В том случае, если величина выплаченных работнику суточных окажется больше, разницу между предельной и фактической величиной компании нельзя учесть при расчете налога на прибыль организаций.

Таким образом, рассматривая вопрос о том, как оформить командировку в 2017 году, отметим, что на данный момент обязательными документами при оформлении командировки являются приказ руководителя о направлении в командировку и авансовый отчет, составленный работником.

Оформление служебной командировки в 2018 году

Командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году и какие формы для этого использовать?

Оформление командировки в 2018 году: документы

Оформление командировочных документов в 2018 году вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.

При этом, начиная с 8 января 2015 года, согласно постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее- Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сорудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом от 6.1.2 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Поэтому оформление командировочных документов в 2018 году должно отвечать следующим стандартам:

  • формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
  • командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2018 году. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относяться и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах. При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки. В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.

Образец приказа о направлении в командировку (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Образец заполненного авансового отчета (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Документы для оформления командировки в 2019 году: бланки, образцы, порядок заполнения

При направлении работника в командировку в 2019 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки?

Ознакомьтесь так же:  Приказ о назначении ответственных лиц за выдачу наряда-допуска

Из этой статьи вы узнаете:

  • Как оформить командировку
  • Полный перечень документов
  • Почему отменили удостоверения
  • Как зафиксировать в табеле учета

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

В 2019 году применение командировочного удостоверения не является обязательным, законодатели исключили такое требование. Вместе с тем, если в соответствующих локальных нормативных актах предприятия описана обязанность выписывать командировочные удостоверения, то оформление этого документа необходимо.

При этом следует иметь в виду, что предприятие, куда командирован сотрудник, может и отказать ему в проставлении штампа, руководствуясь отменой такого документа.

В данный момент основанием для начисления суточных, а также основанием для соответствующей отметки в табеле рабочего времени, является распоряжение руководителя о командировании сотрудника и проездные документы или служебная записка в случае отсутствия проездных документов по какой-либо причине (как утере, так и из-за использования личного транспорта). Подробнее читайте в статье: Кто заполняет командировочное удостоверение в 2019 году: бланк, образец, правила

Оформление командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем по шагам:

  1. Перед отъездом сотрудника оформите приказ
  2. Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени
  3. После возвращения сотрудника получите от авансовый отчет с чеками
  4. Если работник едет на своем авто, возьмите с него служебную записку

Перед отъездом сотрудника оформите приказ

Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Обратите внимание, что оформление удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Теперь время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы. Кроме того, с недавнего времени отменена обязанность вести журнал учета командированных сотрудников (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771). Этот журнал теперь можно вести по желанию.

Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование отменено.

Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т- 9а, образец). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Бланк приказа на командировку

Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет с чеками

После того как работник вернулся из поездки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Бланк авансового отчета по командировкам

Служебная записка на командировку

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки

Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

Дата окончания загранкомандировки

Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.

2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Шаг 2. Выдайте суточные.

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Ознакомьтесь так же:  Мировой суд г киров на попова

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Служебная командировка

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

То есть под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Нормативная база

Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

выполнения служебного поручения;

поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

поездка ограничивается определенным сроком;

работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

В каких случаях поездка не считается служебной командировкой

Служебной командировкой нельзя считать:

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Виды служебных командировок

В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

краткосрочные и длительные командировки;

одиночные и групповые;

плановые и внеплановые.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Гарантии командированным работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

сохранение рабочего места и должности;

сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Возмещение расходов по служебной командировке

Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);

стоимости проезда до места назначения и обратно;

расходов по аренде жилого помещения;

иных дополнительных расходов.

Режим рабочего времени командированных сотрудников

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Порядок оформления служебной командировки

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально оформлена. Для признания командировки действительной необходимо оформить:

распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

отчет о проделанной работе;

При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Расчет командировки в 2019 году с примерами

В этой статье мы подробно покажем расчет командировки в 2019 году на примерах. Ведь командировка включает в себя несколько видов выплат, и все они отличаются друг от друга и иных выплат по технологии расчета. Мы остановимся на каждой, объясним все нюансы, и предоставим образцы расчета.

Главные новости декабря для бухгалтера

Какие выплаты положены сотруднику в командировке в 2019 году

Прежде чем показывать расчеты командировки в 2019 году, важно определиться, в каких случаях их необходимо производить. Командировка – это выполнение определенной работы в другом городе вне основного рабочего места по заданию компании. Она оформляется на основании приказа директора фирмы.

Если сотрудник, например, пилот, проводник, водитель междугороднего автобуса и т.д. Иными словами, разъезды – это его служебные обязанности, это уже не командировка. И здесь подсчеты будут совсем иными.

Когда служащий едет в командировку, организация выплачивает ему:

  • Средний заработок, исходя из числа рабочих дней командировки;
  • Командировочные (это оплата проезда, проживания, иных нужд);
  • Суточные (в них входит в первую очередь питание и оплата дневных нужд, связанных со служебной необходимостью).

В совокупности эти доходы и составляют оплату командировки, расчет которой мы и рассмотрим дальше.

Средний заработок в 2019 году

Для подсчета среднего заработка при оплате командировки в 2019 году в первую очередь устанавливается расчетный период. Он равен 12 месяцев предшествовавших месяцу командирования работника. Если сотрудник трудится недавно, то берется то число месяцев, которое он фактически отработал.

Расчет среднего заработка для оплаты командировки делается по такой формуле:

Чтобы воспользоваться формулой, нужно просчитать три величины:

  1. Доход за расчетный период;
  2. Число рабочих дней, отработанных служащим;
  3. Число дней командировки.

К доходам относятся все выплаты, которые платятся сотруднику в качестве зарплаты: оклад, премии, выслуга, надбавки и т.д. Исключаются отпускные, пособия по листу нетрудоспособности, командировка, любая социалка (смотрите пример ниже).

Важно! Работник находится командировке, в это время всему коллективу компании индексируют зарплату, то средний заработок также индексируется.

Чтобы определить количество реально отработанных рабочих дней, нужно знать число таких суток в расчетном периоде. Из этого числа вычесть рабочие дни, выпавшие на отпуск, болезнь, командировку.

Ознакомьтесь так же:  Яндекс лицензия поиск

Пример. Феофанова Е.П. с 10.04.2019 направлена в командировку. Для этой даты расчетным периодом будет апрель 2018 – март 2019. На него приходится 248 рабочих дней. Однако в июле 2018 Феофанова была в отпуске. Отдых захватил 20 рабочих дней.

248 – 20 = 218 дней. Это и будет количеством фактически отработанных рабочих дней за расчетный год.

Возвращаясь к формуле, остается прояснить вопрос, сколько дней командировки оплачивать. В расчете средней зарплаты для командировки в 2019 году участвуют только рабочие дни деловой поездки работника.

Как же быть, если человек вынужден был все же трудиться в выходной. Тут два варианта:

  1. Оплатить выходные дни в двойном размере;
  2. Оплатить обычно, но после возвращения рабочего, предоставить ему эти дни в качестве отгула.

Обращаем ваше внимание! Если расчет по средней зарплате резко отличается в меньшую сторону, от аналогичных вычислений по окладу. Можно сделать доплату командированному, но подобная практика должна быть прописана в документах предприятия.

Пример расчета командировки

Пример 1. Работник трудится в компании давно.

Сермяжный В.Д. был отправлен руководителем ООО «Радость» в город Екатеринбург, для участия в семинаре по современным компьютерным технологиям. Семинар длился с 10 апреля по 16 апреля 2019 года, из них рабочими были только 5 дней, а субботу и воскресение участники сессии отдыхали.

Оформление командировки в 2019 году: изменения и образцы

Мы подготовили инструкцию, как оформить однодневную, заграничную поездку и командировку в 2019 году на личном или служебном автомобиле. Вы сможете скачать бланки и заполнить документы с нашими подсказками.

Главные новости декабря для бухгалтера

Как оформить командировку в 2019 году

Разберемся, какой порядок оформления действует в 2019 году, какие изменения, и какие образцы документов актуальны на данный момент.

Командировка в 2019 году – инструкция для бухгалтера

Работодатели часто практикуют командировки – кратковременные поездки работников по делам компании. Основной документ, которым должен руководствоваться бухгалтер – Постановление Правительства №749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Мы подготовили инструкцию для бухгалтера, как отправить сотрудника в командировку.

Основанием является письменное распоряжение руководителя предприятия. Чаще всего оно оформляется в виде приказа, реже – в виде распоряжения. В приказе указывают:

  • Должность и ФИО сотрудника, направленного в командировку,
  • Место назначения: страна, город, предприятие. Если конкретное предприятие не определено, например, сотрудник едет для поиска клиентов в каком-то городе, то указывают только страну и наименование населенного пункта,
  • Даты начала и окончания поездки, количество календарных дней,
  • Цель поездки.

Сотрудник под роспись знакомится с распоряжением руководства компании.

Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда:

  • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке,
  • Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе,
  • Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте,
  • Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран.паспорте, то даты определяются проездными документами по территории России или служебной запиской.

Компания делает 3 вида выплат командированному работнику:

  1. На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок,
  2. Суточные – компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание,
  3. Командировочные – расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т.д.

Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

Законодательством установлены лимиты суточных:

  • 700 руб. – в поездках по России,
  • 2500 руб. – в поездках за рубеж.

Организация может выплачивать суточные в повышенном размере, но суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А в целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в расходах в полном размере.

Подтверждение командировочных расходов

Командировочные расходы состоят из затрат, которые сотрудник вынужден был понести в связи с выполнением служебного задания:

  • Проезд к месту назначения и обратно домой,
  • ГСМ, если поездка совершена на автомобиле,
  • Проживание в гостинице или снятом жилье,
  • Оформление документов для поездки за границу, например, заграничного паспорта, визы,
  • Другие расходы, например, аренда помещения для демонстрации продукции, проведения встреч, переговоров.

После возвращения сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. К учету принимаются только обоснованные траты.

Кого нельзя отправлять в командировку

Есть категории работников, которых нельзя отправлять в деловую поездку:

  • Беременные женщины,
  • Несовершеннолетние работники. Запрет не распространяется на сотрудников творческих профессий, например, актеры, певцы,
  • Работающих по ученическому договору.

Запрещено отправлять со служебным заданием работников без их согласия:

  • Женщин, имеющих малолетних детей,
  • Единственного родителя ребенка до 5 лет,
  • Имеющего ребенка-инвалида,
  • Сотрудника-инвалида, если поездка может нарушить его программу восстановления,
  • Работника, осуществляющего уход за больным членом семьи.

Длительность служебной поездки

Раньше законодательство содержало временные ограничения деловых поездок, они не должны были превышать 40 дней. Сейчас это ограничение отменено, ни минимальный, ни максимальный срок поездки не ограничены.

Длительность определяет руководитель предприятия. Работник может выполнить все поставленные задачи в более короткий срок, чем было запланировано. Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

  • Дата зачеркивается одной чертой, сверху пишется новая,
  • Делается заверительная надпись.

Если работа сотрудника связана с постоянными поездками, то нужно определить, речь идет об отдельных командировках или это разъездной характер работы.

Командировка в выходной день

Можно ли отправить работника в выходной день? Например, если приступить к выполнению поручения он должен приступить уже с утра понедельника, то начало командировки приходится на воскресенье.

Запрета на отправку в выходной в законодательстве нет, однако для этого необходимо получить письменное согласие работника. В приказе о такой деловой поездке нужно написать, что начало приходится на выходной день и указать режим работы в этот день. Это нужно, чтобы избежать споров об оплате труда.

Можно ли совместить отпуск с командировкой

Закон определяет отпуск, как период полного освобождения работника от исполнения трудовых функций. Если возникла необходимость командировки, то оформите отзыв работника из отпуска. Нужно учитывать, что некоторые категории трудящихся согласно ТК РФ не могут быть отозваны из отпуска ни при каких обстоятельствах.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году?

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году по шагам:

Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

Шаг 2. Рассчитайте суточные, исходя из запланированного количества дней. Если фактическая продолжительность поездки окажется больше или меньше, сделаете перерасчет после возвращения сотрудника.

Новшеством 2019 года является ввод курортного сбора в некоторых регионах России. Если отправляете сотрудника в такой регион, к суточным необходимо прибавить сбор.

Шаг 3. Зафиксируйте отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. На время поездки по делам компании за сотрудником сохраняется средний заработок, рассчитайте его за весь период.

Шаг 4. После возвращения работника получите от него авансовый отчет и все документы, подтверждающие расходы.

Шаг 5. Проверьте документы, предоставленные работником. Они должны быть правильно оформлены, содержать все необходимые реквизиты. Траты должны быть необходимыми и обоснованными. Не подлежат оплате необязательные расходы.

Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

Шаг 6. Произведите окончательный расчет с работником:

  • Определите суточные с учетом фактической продолжительности командировки. Рассчитайте сумму к доплате или возврату,
  • Рассчитайте командировочные расходы на основании авансового отчета с учетом проверки приложенных документов.

Шаг 7. Выдайте сотруднику причитающуюся оплату или получите от него сумму к возврату.

Командировка на 1 день – оформление

Однодневная командировка отличается от многодневной по продолжительности и правилам выплаты суточных. Но по оформлению поездка на 1 день ничем не отличается от более продолжительной:

  • Работодатель письменно оформляет приказ или распоряжение,
  • После возвращения сотрудник предоставляет:
  • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
  • По необходимости – служебную записку,
  • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.

Внимание! У Роструда новые требования к расчету зарплаты. Подробности на семинаре>>>

В командировку на личном автомобиле 2019 – как оформить

Какие особенности командировки на личном или служебном автомобиле в 2019 году? В таком случае у сотрудника нет проездных документов, подтверждающих расходы на проезд и время поездки.

После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием марки и модели автомобиля, срока поездки. Для подтверждения затрат на топливо к служебной записке прилагаются чеки АЗС.

Целесообразно составить путевой лист с отметками о начальном и конечном пробеге, чтобы подтвердить обоснованность расхода ГСМ и обезопасить себя от претензий контролирующих органов.

Как оформить зарубежную командировку в 2019 году?

Загранкомандировки в 2019 году оформляем и оплачиваем по обычным правилам, список оформляемых документов стандартный, отличается только размер суточных:

  • Приказ или распоряжение работодателя,
  • Документы сотрудника:
  • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
  • Служебная записка – по необходимости,
  • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.

Документы для командировки в 2019 году

Чтобы оформить командировку в 2019 году заполняют обязательные и дополнительные документы. Сначала посмотрим, какие документы обязательно нужно оформить для отбывающего работника.

Обязательно составляется письменное распоряжение руководителя компании о направлении сотрудника в поездку по производственным делам. Самый простой вариант – использовать типовой бланк:

Второй обязательный документ – авансовый отчет, его сотрудник составляет после возвращения. В отчете указывают все обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением задания компании.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 13.10.2001г. №749:

К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные за время поездки: